2026年6月，上海市委社会工作部、上海市房屋管理局联合印发《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》（沪房物业〔2026〕84号）（以下简称《意见》），自印发之日起试行，在全市推开业委会秘书规范化建设。9月1日，闵行区首批124名业委会秘书正式上岗，其中50名为市级试点人员，试点覆盖约10%的居民区。按照上海的整体安排，首批630余名学员将在完成培训并通过考试后陆续进入岗位。
对物业行业而言，这是一项值得关注的制度变化。业委会秘书不参与表决、不对外代表业委会、不介入资金，但它的设置改变了业主组织获取信息、形成判断和作出决定的过程。其实质是在住宅物业的甲方一侧补入专业支撑，影响将沿着合同履约、公共收益管理、服务评价等环节传导至物业企业。
政策出台背景：存量竞争下业主组织专业能力短板凸显
该制度的出台有其明确的行业背景：随着新房交付带来的增量项目减少，住宅物业市场已进入存量竞争阶段。物业企业获取项目越来越依赖业主大会选聘，留在项目则需要持续接受业主组织对服务质量、收费标准和公共收益管理的评价。在这一阶段，业主组织作为甲方一侧的决策主体，其运作水平直接影响物业服务的交易效率与履约环境。
业主一侧的收缴率反馈印证了这一变化。全国物业服务费收缴率由2021年的94.23%逐年下降，2022年为93.51%，2023年为92.71%，2024年降至88.17%，2025年进一步降至87.32%，五年间下降接近7个百分点。需要说明的是，该数据反映的是本轮制度落地之前的行业状态，尚不能作为政策效果的评价依据。但业主付费意愿持续走弱，客观上要求业主组织与物业企业之间建立更清晰的沟通与核对机制，以提升协商效率、减少因信息不对称产生的摩擦。
图：2021—2025年物业服务百强企业物业费收缴率情况
在这一背景下，业主组织的专业能力短板进一步显现。随着小区公共事务的专业门槛持续抬升，业委会履职所需的能力已超出一般业主兼职所能覆盖的范围。判断物业服务是否履约，需要对照合同约定、人员标准、工单记录与整改结果，而非仅凭直观感受；公共收益管理涉及停车、广告、场地租赁等收入的归集与成本分摊，需要连续记录与核对；维修资金的使用与续筹牵涉方案制定、价格询比、业主表决和工程验收等环节，任一环节程序不完整，都可能导致工程长期停滞。这些事务对法律、财务、工程和组织能力均提出了要求。
与此同时，业委会自身的组织属性也制约了履职的稳定性。业委会由业主兼职组成，成员投入时间有限，且换届后常出现会议记录、合同与财务资料的交接断层，已定事项被推倒重来的情况并不少见。闵行区华漕镇在推进试点时披露的数据具有代表性：辖区业委会成员中60周岁以上占比51%，其中70周岁以上占比25%，专业素养与信息化能力与当前的治理要求之间存在落差。
上海的探索并非始于今年。据《解放日报》梳理，该市相关实践2018年前后已经出现，路径为“基层自发—市场探路—制度定型”；杨浦区长白新村街道2025年即在部分居民区试点“业委会小秘书”，今年8月该区训练营开营，首批30名试点秘书参训，全区12个街道均已确定试点居民区。2026年6月市级文件的出台，是地方实践积累到一定阶段后的制度化结果，其制定依据为《关于加强党建引领物业治理的若干措施》（沪委办〔2026〕1号）。
图：业委会秘书制度的发展历程
政策主要内容：人员选派、职责范围与履职边界
在上述背景下，以下从人员选派、职责范围与履职边界三个方面，梳理该制度的主要内容。
人员选派方面，业委会秘书由居民区党组织、居民委员会选派，以无偿方式为业主委员会规范运作提供专业化、标准化协助，一般由社区工作者兼任。文件对人选条件作出规定：熟悉国家及本市物业管理（885915）领域法律法规和政策措施，有物业管理（885915）或社区治理相关工作经验，具备财务管理、档案管理和信息化应用等基础实务能力。
职责范围方面，从闵行区华漕镇梳理的工作清单看，秘书的实际工作集中在三类：会议与档案，包括做好会议记录、整理日常台账；信息提示，包括提醒业委会按规定公示收支情况、将重要文书提交居委会和相关部门审阅、将重大事项和重要决议及时向居民区汇报；事务协助，包括跟进业主诉求、协助督促物业服务企业履职、协助业委会组建和换届。总体可归纳为合同、账目、程序、档案四个方面的专业协助。
履职边界方面，秘书不是业主委员会成员，不参与业主委员会会议表决，不得接受委托对外代表业主委员会。文件另设回避要求：与业主委员会成员、物业服务企业项目管理人员存在近亲属关系的，不得担任业委会秘书。杨浦区在配套工作指引中进一步明确“协助不越位、帮忙不包办”的原则，并列出履职负面清单。
在推进节奏上，上海采取“先协商后委派、先培训后上岗、先试点后推广”的方式。闵行区各街镇选择10%左右的居民区参与首批市级试点，由业委会提出申请、居民区“两委”评估需求后协商确定人选，9月1日首批124名秘书上岗，年底前将对试点情况进行评估总结。
图：《意见》中规定的业委会秘书权责
值得注意的是，秘书制度并非孤立推进。闵行区在同一场会议上同步部署了另外两项工作：一是全面推进业委会成员储备库建设，吸纳财务、法律、工程等专业人才，换届或补选时优先从储备库中依法推荐候选人，以应对换届“临时找人”的困境；二是推动居委会下设环境和物业管理（885915）委员会实体化运作，由5至9人组成，党员比例不低于50%，承担指导和监督业委会与物业服务企业、协助业委会组建和换届选举、监督维修资金和公共收益收支情况等职能，年底前实现全覆盖。秘书制度、人才储备库、环境和物业管理（885915）委员会构成一组制度组合：前两项解决业主组织“没人、不会干”的问题，第三项解决“谁来监督”的问题。
对行业的作用与意义：补上专业支撑、规范业主组织、推动服务透明化
从职责边界可以看出，该制度的直接作用对象是业主组织。但它所补入的合同、账目、程序与档案能力，其影响并不止于业主组织一侧。
图：《意见》对行业的意义
首先，它补上了业主组织长期缺失的专业支撑。 业委会制度运行中的主要矛盾，通常不是业主缺乏参与意愿，而是公共事务的专业性已超出兼职业主的能力边界。秘书所提供的合同解读、账目整理、程序提示与档案管理，缩短的是“业主有意见”到“业主能够依法形成共同决定”之间的距离。据公开数据，2024年上海物业相关信访投诉约51万件，其中约17万件涉及业委会运作，问题集中在履职不专业、流程不透明、台账不规范、换届流程疏漏等方面。这说明住宅物业矛盾中有相当部分的根源在业主组织一侧，制度设计的针对性正在于此。
其次，它同时构成对业主组织的规范。 从制度设计看，回避条款同时排除了业委会成员和物业服务企业项目管理人员的近亲属，两侧均设置防线；秘书由居民区党组织、居委会选派，并非业委会自行聘用的人员；工作清单中“提醒业委会按规定公示收支情况”“提醒将重要文书提交居委会和相关部门审阅”等条目，指向的是督促业委会规范履职。对物业企业而言，这一层具有正面意义：企业经营中真正难以应对的，往往不是业主提出较高要求，而是甲方意见无法稳定形成、决策程序无法走通、换届之后已定事项被推倒重来。会议有记录、档案有归档、收支有公示，这些机制建立之后，物业企业面对的是一个具有连续性的合作对象。
再次，它将推动物业服务过程的透明化与可追溯。 随着业主一侧建立起会议、档案与信息公开机制，服务评价的依据将从零散印象转向连续记录，公共收益的归集、分成与成本列支也将面临更具体的核对。行业业主满意度均值由2022年的75.6分降至2026年的72.8分，同期标杆企业稳定在88分至90分区间。在业主评价整体走弱的环境下，服务过程能否被证明，正在成为影响业主判断的关键变量。
综合来看，该项制度对行业的意义在于：它使业主一侧从分散表达意见，转向更有组织地议事、看账、监督和作出共同决定。在存量竞争阶段，这一变化将推动物业行业的竞争要素，由项目获取能力向服务过程管理能力与信息公开能力延伸。
对物业企业的建议：管好公共收益、留下履约记录、建好沟通机制，规范对接业主
上述变化最终会落到项目经营层面。对物业企业而言，需要相应调整的是以下四个方面的管理动作。
一是规范公共收益管理。 停车、广告、快递柜、公共场地经营等收入属于业主共有，物业企业通常承担招商、收费和日常管理职责。企业应确保收入项目完整、合同约定与分成比例清晰、成本列支有据可查，并按照规定定期公示，避免因公示口径模糊形成信任缺口。
二是强化履约过程留痕。 服务能力与服务过程的可证明性，已成为两个相互独立的管理命题。企业需建立覆盖合同约定、人员配置、工单处置、设施设备维护和问题整改的连续记录，使服务结果能够被追溯、被核对，而非依赖阶段性说明。
三是将客户沟通制度化。 项目层面的业主关系不宜依赖项目经理个人能力维系。企业应把与业委会、业主的沟通机制固化为项目标准动作，包括定期沟通安排、诉求响应流程和结果反馈闭环，降低人员变动带来的关系中断风险。
四是主动对接业主组织的规范化建设。 在已开展试点的区域，企业可配合业主组织完善合同、档案与公示材料，将配合秘书工作纳入项目管理要求。对管理制度较为完善的企业而言，这一过程的边际成本有限，却有助于降低反复解释与重复博弈的消耗。
结语
业委会秘书制度是住宅小区治理机制完善的一种路径。对物业行业而言，其意义不在于新增了一个岗位，而在于业主一侧的专业能力与规范程度，正在成为影响项目经营的常规变量。随着试点评估推进与制度完善，服务过程可追溯、财务状况可核对、业主沟通可制度化，将逐步成为住宅物业项目的基本经营要求。
